Änderungen zur E-Rechnung ab 1. Januar 2025: Alles, was Sie wissen müssen
Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine bedeutende Änderung für alle Unternehmen in Kraft: Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen an Geschäftskunden. Diese Regelung des Bundesfinanzministeriums zielt darauf ab, die Transparenz zu erhöhen und Betrug im Bereich der Umsatzsteuer zu bekämpfen. Wir als Ihre Steuerkanzlei JL&P Jäger Lubrich & Partner in Offenbach am Main möchten Sie umfassend informieren und bei der Umstellung unterstützen.
Warum die E-Rechnung?
Von nun an gilt, dass Papierrechnungen nicht mehr den Vorrang haben. Jedes Unternehmen wird E-Rechnungen versenden können, jedoch dürfen in den ersten zwei Jahren noch Papierrechnungen ausgegeben werden. Elektronische Rechnungsformate wie PDF dürfen nur mit der Einwilligung des Empfängers versendet werden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 Euro B2B-E-Rechnungen ausstellen. Zwei Jahre später, ab dem 1. Januar 2028, gilt diese Pflicht für alle Unternehmen.
Ein PDF ist keine E-Rechnung
Es ist wichtig zu betonen, dass eine E-Rechnung nicht mit einer Rechnung im PDF-Format verwechselt werden darf. E-Rechnungen müssen spezifische Anforderungen erfüllen, die in der Europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind. Formate wie ZUGFeRD 2.x und XRechnung erfüllen diese Norm und unterstützen eine vollautomatische Rechnungsverarbeitung und -austausch.
Die Vorteile der E-Rechnung
Die Umstellung auf E-Rechnungen bietet zahlreiche Vorteile für Ihr Unternehmen:
- Effiziente Arbeitsabläufe: Digitale Belege schaffen medienbruchfreie Prozesse und beschleunigen den Freigabeprozess von Eingangsrechnungen spürbar.
- Weniger Zeitaufwand: Manuelle Eingaben, die fehleranfällig sind, entfallen, was die Qualität Ihrer Buchführung verbessert.
- Niedrigere Kosten: Durch die Digitalisierung sparen Sie Kosten für Papier und Druck.
- Mehr Transparenz: Belege sind über die Cloud jederzeit verfügbar, und Ihre Mitarbeiter sind stets auskunftsfähig.
- Optimiertes Cash-Management: Schnellere Bearbeitung ermöglicht Skontoabzug und beschleunigt den Zahlungseingang.
Schritt-für-Schritt zur E-Rechnung – So geht’s:
- Informieren und Planen: Überprüfen Sie Ihre internen Prozesse und passen Sie diese gegebenenfalls an. Benennen Sie verantwortliche Mitarbeiter.
- E-Rechnungseingang umsetzen: Richten Sie zentrale E-Mail-Adressen für den Rechnungsempfang ein und informieren Sie Ihre Geschäftspartner über die Umstellung.
- E-Rechnungsausgang umsetzen: Holen Sie die Zustimmung Ihrer Kunden zum Empfang von E-Rechnungen ein und aktualisieren Sie deren E-Mail-Adressen.
- Mitarbeitende schulen und Prozesse dokumentieren: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit den neuen Prozessen und halten Sie diese transparent schriftlich fest, beispielsweise im Rahmen einer Verfahrensdokumentation.
Unsere Unterstützung bei der Umstellung
Als Ihre Steuerkanzlei sind wir bestens vorbereitet, um Ihnen bei der Umstellung auf die E-Rechnung zur Seite zu stehen. Wir bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen und Hilfestellungen, damit Sie die neuen gesetzlichen Anforderungen problemlos erfüllen. Nutzen Sie unsere Expertise, um die Vorteile der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen zu realisieren:
Analyse Ihrer aktuellen Prozesse: Wir helfen Ihnen, Ihre internen Abläufe zu überprüfen und zu optimieren.
Implementierung geeigneter Software: Gemeinsam identifizieren wir die besten Software-Lösungen zur Umsetzung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen.
Schulung und Dokumentation: Wir unterstützen Sie bei der Schulung Ihrer Mitarbeiter und der Erstellung einer transparenten Verfahrensdokumentation.
Bleiben Sie auf dem aktuellen Stand
Nutzen Sie die Gelegenheit und bereiten Sie sich frühzeitig auf die anstehenden Änderungen vor. Für detaillierte Informationen und praktische Umsetzungshilfen haben wir ein umfassendes Mandanteninfo-Blatt als PDF zum Download bereitgestellt.
Falls Sie weitere Unterstützung benötigen oder Fragen haben, stehen wir Ihnen als Steuerkanzlei JL&P Jäger Lubrich & Partner jederzeit zur Verfügung. Lassen Sie uns den Weg zur digitalen Rechnungsstellung gemeinsam beschreiten und von den Vorteilen der E-Rechnung profitieren.
